会議の議事録づくりから解放される：TeamsのAIが文字起こしとタスク整理を代行する仕組み

会議が終わった直後、あなたは「さっきの決定事項、誰が何をいつまでにやるんだっけ」と頭を抱えたことはありませんか。メモを取りながら話を聞くのは難しく、取りこぼしも出ます。Teamsの「インテリジェント会議レキャップ」は、その面倒な作業をAIに任せる仕組みです。

会議中に何が起きているのか

会議を始めるとき、主催者が「その他（…）」メニューから「録画と文字起こし」を選び、「文字起こしを開始」をクリックします。すると、参加者のマイクから入ってくる音声が、話したそばから文字になっていきます。誰が話しているかも名前で区別され、複数の参加者がいても「田中さんの発言」「佐藤さんの発言」と分けて記録されます。

ここで大切なのは、文字起こしは勝手に始まらないという点です。開始すると、参加者全員の画面に「文字起こしが始まりました」という通知と音が流れます。録音されているかもしれないという不安を感じさせないための仕組みです。

終了後に手に入るもの

会議が終わると、チャットの「レキャップ」タブに、その会議のまとめが表示されます。ここには、話し合われた主なトピック、決まったこと、そして「誰が何をするか」というタスクの一覧が並びます。さらに、自分の名前が呼ばれた場面に飛べるタイムラインや、「田中さんは納期について何と言った？」と質問すると該当する発言を探してくれる検索機能もあります。

• 文字起こし：会議中の発言がリアルタイムで文字になり、後から読み返せる
• トピックの整理：話し合われた内容が項目ごとにまとまる
• タスクの抽出：誰が何をすべきかが一覧で示される
• タイムライン：自分の名前が出た場面にすぐ戻れる
• 質問検索：「あの件どうなった？」と聞けば該当箇所を提示

うまくいかないこともある

便利な反面、限界もあります。音声の品質が悪かったり、複数の人が同時に話したりすると、タスクが別人に割り当てられてしまうことがあります。また、この機能を使うにはTeams PremiumまたはMicrosoft 365 Copilotのライセンスが必要です。誰でも自由に使えるわけではありません。

会議のたびに議事録と格闘する時間を減らし、その分を本来の仕事や考える時間に充てる。それがこの仕組みの狙いです。ただし、AIが作った要約はあくまで下書きです。大事な決定や期限は、必ず自分の目で確認する習慣を残しておきましょう。